Le cadre éthique et le code de déontologie
1.0 Préambule
Les membres du conseil d’administration du Comité paritaire de l’automobile Saguenay-Lac-St-Jean, ci-après nommé le Comité, déclarent qu’il est de leur responsabilité de protéger l’intégrité du Comité, la relation de celui-ci avec ses assujettis et ses partenaires et la réputation de celui-ci face aux tiers.
Ils reconnaissent leur responsabilité de rendre des comptes aux assujettis du Comité et d’être en mesure, au besoin, d’assurer sa clientèle qu’ils ont pris les moyens nécessaires pour la mise en œuvre de la mission du Comité.
2.0 Objet
La présente politique de gouvernance est de permettre aux administrateurs d’exercer leur mandat et d’accomplir leurs fonctions avec confiance, indépendance et objectivité dans les intérêts fondamentaux de la réalisation de la mission du Comité.
3.0 Engagement
Les administrateurs, les substituts, s’il y a lieu, les mandataires, les cadres supérieurs, les employés, les examinateurs et les superviseurs, s’engagent donc à :
a. Se conduire, à la fois dans leur vie privée et professionnelle, de manière à ne pas entacher la réputation du Comité
b. Être guidés dans leurs activités par les standards généralement reconnus que sont la loyauté, la vérité, l’honnêteté, l’intégrité, l’exactitude et la bonne foi en toute chose, de même que par les standards acceptés dans le domaine de la gestion
c. Suivre le Code de conduite des membres du Conseil comme prescrit à l’annexe 1 de la présente politique
d. Soutenir tous les efforts qui seront déployés pour accroître l’efficacité et l’excellence dans la gestion du Comité.
4.0 Principes d’éthique
a. L’administrateur ou son substitut est élu pour contribuer, dans le cadre de son mandat d’administrateur, à la réalisation de la mission du Comité et à la bonne administration de ses biens dans l’intérêt collectif des membres du Comité. Sa contribution doit être faite dans le respect des Lois et des politiques adoptées par le Conseil.
b. L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, est tenu à la confidentialité sur ce dont il a connaissance dans l’exercice de ses fonctions et il doit respecter le caractère confidentiel de certaines informations ainsi reçues.
c. Il doit s’assurer de ne pas laisser à la vue ou discuter publiquement le contenu des documents privilégiés auxquels il a droit en tant qu’administrateur et prendre les mesures adéquates pour en disposer.
d. Dans l’exercice de ses fonctions, l’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, doit prendre ses décisions indépendamment de toute considération politique partisane et il doit faire preuve de réserve dans la manifestation publique de ses opinions politiques.
e. L’administrateur ou son substitut s’il y a lieu ne peuvent critiquer en public une décision prise lors d’une réunion du Conseil. Lors du vote, il peut y inscrire sa dissidence, ou simplement voter contre, mais lorsque la décision est adoptée, il doit s’y rallier.
f. L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, ne peut accepter aucune marque d’hospitalité ou autre avantage que ceux d’usage. Les co-présidents du Conseil doivent s’assurer du respect des principes d’éthique précédemment énumérés.
g. L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, qui a cessé d’exercer ses fonctions ne doit pas divulguer une information confidentielle qu’il a obtenue lors de ses fonctions au service de l’organisation.
5.0 Obligations de l’administrateur
5.1 L’administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, doit, dans l’exercice de ses fonctions :
a. Respecter les obligations que la loi, la Loi sur les décrets de convention collective (L.R.Q., chapitre – D2), le décret, les règlements et les politiques lui imposent.
b. Éviter de se placer dans une situation de conflit entre ses intérêts personnels et les obligations d’administrateur.
c. Ne pas utiliser, à son profit ou au profit d’un tiers, l’information privilégiée ou confidentielle qu’il obtient en raison de ses fonctions.
d. Ne pas abuser de ses pouvoirs ou profiter de sa position pour en tirer un avantage personnel.
5.2 La personne qui cesse d’être administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, doit, dans l’année suivant la fin de son mandat d’administrateur :
a. Ne pas agir en son nom personnel ou pour le compte d’autrui relativement à une procédure, à une négociation ou à une autre opération dont le Comité fait partie.
b. Ne pas utiliser l’information confidentielle ou privilégiée relative au Comité à des fins personnelles et ne pas donner des conseils fondés sur des renseignements non disponibles au public.
6.0 Règles en matière de conflit d’intérêts
6.1 Conflit d’intérêts
a. Un administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, doit éviter de se placer en situation de conflit d’intérêt réel, apparent ou potentiel.
b. Dès qu’un administrateur ou son substitut, s’il y a lieu, constate qu’il est en situation de conflit d’intérêts réel apparent, il doit le dénoncer et s’abstenir de voter ou de prendre une décision sur toute question concernant cette situation et éviter d’influencer le vote ou la décision qui s’y rapporte.
c. Les autres membres du Conseil peuvent lui demander de s’absenter des discussions ou de la prise de décision.
d. Il peut se retirer de la réunion pour la durée des discussions et de la prise de décision concernant cette situation.
e. La dénonciation du conflit d’intérêts et du retrait de la réunion doit être inscrite au procès-verbal de la réunion.
f. La décision rendue à son égard et de la justification de la décision doit être inscrite au procès-verbal de la réunion.
7.0 Conclusion
Les règles de conduite énoncées dans le présent code ne sont pas exhaustives et viennent compléter les règlements généraux du Comité.
8.0 Entrée en vigueur
La présente politique de gouvernance entre en vigueur dès son adoption par le Conseil d’administration.
